TL;DR
Die Münchner Digitalagentur schoene neue kinder hat ihren Pre-Sales-Prozess mit KI automatisiert: Anfragen werden analysiert, qualifiziert und mit einem Klick ins System überführt. Jira-Tickets, Slack-Kanäle, Ordnerstrukturen — alles entsteht automatisch. Ergebnis: 70% schneller vom Eingang bis zum Angebot, bis zu 90% Zeitersparnis bei Einzelschritten. Die Experten konzentrieren sich auf das, was zählt — Kundengespräche und Lösungskonzeption.
Wer ist schoene neue kinder?
schoene neue kinder (SNK) ist eine B2B-Digitalagentur mit Sitz in München. Über 100 Spezialisten arbeiten an der Schnittstelle von Strategie, Design, Technologie und Marketing — für Kunden wie GE Healthcare, SAP, Celonis und andere B2B-Unternehmen.
Das Leistungsspektrum: UX/UI Design, Webentwicklung, Brand Development, Digital Marketing und AI-Lösungen. Ausgezeichnet mit dem TYPO3 Award 2024 in der Enterprise-Kategorie.
Bei komplexen Projekten ist der Vertriebsprozess anspruchsvoll: Jede Anfrage muss verstanden, qualifiziert und sauber dokumentiert werden — bevor überhaupt ein Angebot entsteht.
Was war das Problem?
Ein vierköpfiges New-Business-Team bearbeitet die eingehenden Projektanfragen. Die Qualität variiert extrem: Mal ein Dreizeiler für ein spannendes Großprojekt, mal sieben Dokumente mit NDA und formalem RFP.
Was bei jeder Anfrage passieren musste:
- Lesen und verstehen
- Qualifizieren (passt es zu SNK?)
- Im CRM anlegen
- Jira-Ticket erstellen
- Slack-Kanal für interne Abstimmung
- Ordnerstruktur in Google Drive
- Qualifizierte Erstantwort formulieren
Das eigentliche Problem:
Jeder Schritt dauert Minuten. Zwischen den Schritten vergehen Stunden oder Tage. Die Experten verbringen Zeit mit Administration statt mit dem, wofür sie bezahlt werden: Lösungen konzipieren und mit Kunden sprechen.
Was war die Lösung?
Eine KI analysiert eingehende Anfragen und bereitet alles vor. Der Mensch entscheidet — ein Klick erledigt den Rest.
Schritt 1: Anfrage kommt rein
Eine Email landet im Postfach. Die KI liest sie, extrahiert die wichtigsten Fakten und postet eine Zusammenfassung in Slack.
Schritt 2: Qualifizierung in Sekunden
Das Team sieht in Slack:
- Unternehmen und Branche
- Projektbeschreibung (zusammengefasst)
- Einschätzung, ob es passt
- Empfohlene nächste Schritte
Vier Buttons: Annehmen | Nachfragen | Spam | Ablehnen
Schritt 3: Ein Klick startet alles
Bei “Annehmen” passiert automatisch:
- Jira-Ticket wird erstellt
- Slack-Kanal wird angelegt
- Ordnerstruktur in Google Drive entsteht
- CRM-Eintrag wird aktualisiert
- Entwurf für Antwort-Email wird generiert
Schritt 4: Anforderungen strukturiert erfassen
In der Konversation mit der KI werden Anforderungen erfasst. Die KI fragt nach, wenn Informationen fehlen. Sie prüft auf Plausibilität und ergänzt implizite Anforderungen.
Schritt 5: Lösung entwickeln
Die KI schlägt Lösungsansätze vor — basierend auf den Anforderungen und SNKs Erfahrung mit ähnlichen Projekten. Der Experte bewertet, ergänzt, entscheidet.
Schritt 6: Angebot erstellen
Aus strukturierten Anforderungen und Lösungskonzept generiert die KI einen Angebotsentwurf. Formatiert, formuliert, bereit zur Prüfung.
Was hat sich verändert?
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Anfrage lesen, verstehen, zusammenfassen | KI liefert Zusammenfassung in Slack |
| Manuell in 5 Systemen anlegen | Ein Klick, alles passiert automatisch |
| Antwort-Email formulieren | Entwurf steht bereit |
| Anforderungen aus Dokumenten extrahieren | KI strukturiert, Experte validiert |
| Angebot von Grund auf schreiben | KI-Entwurf, Experte verfeinert |
Die Zahlen:
- 70% schneller vom Eingang bis zum fertigen Angebot
- Bis zu 90% Zeitersparnis bei administrativen Einzelschritten
- Höhere Qualität durch standardisierte Prozesse und KI-Plausibilitätsprüfung
Der eigentliche Gewinn:
Die “nervige Arbeit” — wo kein Expertenwissen gefragt ist — wird von der KI erledigt. Die Experten können sich auf das konzentrieren, was nur sie können: Einschätzen, Beraten, Entscheiden.
Warum ist das übertragbar?
Der Prozess ist branchenunabhängig. Jeder, der komplexe Anfragen bearbeitet, hat das gleiche Problem.
Das Muster:
- Anfrage kommt rein (Email, Formular, Telefonat)
- Jemand muss verstehen, worum es geht
- Interne Systeme müssen aktualisiert werden
- Eine qualifizierte Antwort muss raus
- Irgendwann steht ein Angebot oder Vertrag
Wo es funktioniert:
- IT-Dienstleister und Agenturen
- Ingenieurbüros und Planungsfirmen
- Beratungsunternehmen
- Maschinenbauer mit Projektgeschäft
- Jeder B2B-Vertrieb mit komplexen Produkten
FAQ
Brauche ich genau diese Tools?
Nein. Die Logik funktioniert mit beliebigen Systemen. Statt Slack geht Teams, statt Jira geht Asana, statt Google Drive geht SharePoint.
Wie lange dauert die Implementierung?
Der Kern — Anfragenanalyse und Asset-Erstellung — steht in wenigen Wochen. Die Verfeinerung ist ein kontinuierlicher Prozess.
Was ist mit Datenschutz?
Alle Daten bleiben im geschützten System. Keine Anfragen werden an öffentliche KI-Dienste geschickt. Vertraulichkeit ist die Grundvoraussetzung.
Funktioniert das auch für kleinere Teams?
Gerade da. Bei einem Team von zwei oder drei Personen ist die relative Zeitersparnis noch größer.
Was kostet so eine Lösung?
Deutlich weniger als ein zusätzlicher Mitarbeiter — und sie skaliert ohne Mehrkosten.
Fazit
schoene neue kinder hat am eigenen Prozess gezeigt, was möglich ist: KI übernimmt die Administration, Menschen machen die Arbeit, die Menschen braucht.
Das Ergebnis: Schnellere Reaktionszeiten, bessere Angebote, zufriedenere Experten.
Der Ansatz ist übertragbar. Jedes Unternehmen mit komplexem B2B-Vertrieb kann davon profitieren. Entscheidend ist dabei, dass die Spielregeln des Unternehmens sauber dokumentiert sind — damit der Agent im Sinne des Unternehmens handelt.
Diese Case Study basiert auf einem Gespräch zwischen Manuel Zorzi und Michael Kirchberger über die KI-Automatisierung im Pre-Sales-Prozess. Die vollständige Podcast-Episode auf YouTube ansehen →